추석까지 6주, 단체 예약과 명절 영업은 지금 준비해야 한다

2026년 추석은 9월 25일 금요일이다. 연휴는 24일 목요일부터 27일 일요일까지 나흘이고, 올해는 대체공휴일이 붙지 않는다. 지금이 8월 중순이니 남은 시간은 약 6주다. 짧아 보이지만 준비하기에는 딱 좋은 시점이다. 단체 예약 문의는 대개 명절 한 달 전부터 몰리고, 그때 받는 전화의 답이 정리돼 있느냐에 따라 9월 매출이 갈린다.

먼저 예약이 들어오는 통로를 하나로 모은다

• 창구를 세어 본다: 전화, 문자, 인스타 메시지, 포털 예약, 워크인까지 지금 몇 군데로 들어오는지 적는다. 이 목록이 곧 사고 지점이다.
• 기록 위치를 한 곳으로: 어디로 들어오든 최종 기록은 한 장부(또는 한 화면)에 남긴다. 중복 예약과 누락은 거의 전부 창구가 아니라 기록이 나뉘어서 생긴다.
• 받아 적을 항목을 고정한다: 날짜·시간·인원·연락처·메뉴·주차 여부·아이 동반. 이 일곱 가지를 빈칸으로 만들어 두면 누가 받아도 같은 정보가 남는다.
• 확정 기준을 정한다: 문의와 예약을 구분해야 한다. 예약금이 들어왔거나 확인 문자를 보낸 건만 좌석을 잡는다.

단체 메뉴는 미리 좁혀 둔다

단체 손님에게 전체 메뉴판을 그대로 내밀면 주문이 흩어져 주방이 무너진다. 8인 이상은 미리 정한 두세 가지 구성 중에서 고르게 하는 편이 서로 편하다. 인원과 예산대별로 구성을 만들고, 인원 변경은 며칠 전까지 가능한지 함께 적어 둔다. 계절 재료가 바뀌는 시기라 가격과 구성도 이번에 한 번 손봐야 한다. 종이 메뉴판만 쓰고 있다면 단체 구성만이라도 QR 메뉴판 형태로 따로 만들어 두면, 예약 문의가 왔을 때 링크 하나로 안내가 끝난다. 말로 설명하던 것을 화면으로 넘기면 전화 시간이 절반으로 준다.

노쇼와 인원 변동에 대비한다

명절 앞 단체 예약에서 가장 큰 손실은 재료 준비를 마친 뒤 인원이 줄거나 통째로 취소되는 경우다. 방법은 예약금과 규정 두 가지뿐이다. 인원당 얼마를 미리 받고, 며칠 전까지는 전액 반환, 그 이후는 얼마를 제한다는 내용을 말이 아니라 문자로 남겨 두어야 나중에 얼굴 붉힐 일이 없다. 예약 이틀 전 확인 연락은 반드시 한 번 돌린다. 이 전화 한 통이 취소를 미리 알려 주고, 인원 조정 기회도 만들어 준다.

연휴 영업일은 3주 전에 알린다

연휴에 며칠 쉬고 며칠 여는지는 늦어도 9월 초에는 정해서 붙여야 한다. 손님은 명절 2~3주 전부터 계획을 세우기 때문이다. 매장 입구, 포털 지도 정보, 소셜 계정, 예약 화면 네 곳을 같은 내용으로 맞춰 둔다. 한 곳이라도 다르면 그 차이만큼 전화가 온다.

피크 시간대 사람 배치

추석 앞 2주는 저녁 단체 손님과 늦은 시간대 회식이 함께 늘어난다. 홀 인원이 그대로인데 테이블만 늘면 주문받는 시간에 음식이 밀린다. 손님이 자리에서 직접 주문을 넣을 수 있게 해 두면 직원은 음식과 응대에 집중할 수 있는데, 저녁 장사 비중이 큰 가게라면 주점 테이블오더가 특히 체감이 크다. 매장을 여러 개 운영한다면 연휴 영업일과 단체 메뉴를 매장마다 따로 고치는 일이 만만치 않으니, 프랜차이즈 주문 시스템처럼 한 번에 반영되는 구조를 이번 기회에 정리해 두는 편이 낫다.

발주와 포장 수요

연휴에는 배송이 멈추는 날이 생긴다. 거래처별 마지막 발주일과 재개일을 지금 확인해 달력에 적어 둔다. 명절 전후로는 포장과 선물 수요도 늘어나므로, 포장 가능한 메뉴와 용기 재고를 미리 정해 두면 당일에 급하게 정하지 않아도 된다.

명절 매출은 연휴에 만들어지는 것이 아니라, 그 6주 전에 정리해 둔 규칙에서 나온다.

정리하면 순서는 예약 창구 통합 → 단체 메뉴 확정 → 예약금·취소 규정 → 연휴 공지 → 인력과 발주다. 이번 주에는 첫 번째 하나, 예약이 들어오는 통로를 종이에 적어 보는 것부터 시작하면 충분하다.